|
PERSONEL ANALİZ (PERSONEL ANALİZ SİTEMİ)
PERSONEL DEVAM KONTROL SİSTEMİ genel olarak Otomatik Tanımlama
ve Veri Toplama (OT/VT) sistemidir. Veriyi toplayan terminaller ve bu
verileri işleyen bir bilgisayar programından oluşmaktadır. Veriler
ise personelin elindeki kartlarda kayıtlıdır.
Fiyatlarının ucuzlamasından sonra küçük işletmelerdede sıklıkla
kullanılmaya başlayan bu sistemler , yaygın olarak orta ve büyük ölçekli
işletmelerde uzun zamandır kullanılmaktadır. Önceleri PDKS yada PKS
diye adlandırılan bu sistemler sadece personel devamını takip
edebilmektedir. Oysa Personel Analiz Sistemleri sadece devam takibi değil
ayrıntılı raporlama tekniği ile personel sicil kayıtlarını her an
istediğiniz formatta görüntülemenizi sağlar. Ayrıca işten ayrılmış
elemanlarınızında seneler önceki hareketleri ve kaydedilmiş görüntü
yada kartını okuturken çekilmiş kamera fotoğraflarına ve
bilgilerine ulaşabilmenizide sağlamaktadır.
PERSONEL ANALİZ sistemleri, personelin çalışma performansını giriş
tarih saatinden, çıkış tarih saatine kadar kaydeder, eksik yada
fazla mesai ve vardiyaların kontrolünü yaparak personelinizin çalışma
performansını raporlar halinde incelemenizi sağlar. Personelden
verilen firma kartına, o kişinin tüm bilgileri (örneğin sicil
numarası yada personel numarası) kodlanır. Personelin giriş/çıkışlarda
kartını PERSONEL DEVAM KONTROL SİSTEMİ cihazına okutmasıyla o kişinin
tanıtım numarası, tarih/saat bilgisiyle birlikte belleğe kaydedilir.
On-line cihazlarda ise doğrudan PC'ye gönderilir. Bu bilgiler, PC'deki
PERSONEL ANALİZ yazılımı tarafından alınarak bir veri tabanına
kaydedilir. Bilgilerin sınıflandırılması, analizi, değerlendirme
ve raporlaması bu yazılım ile gerçekleştirilir. Personel müdürü
veya diğer yetkili kişler, personelin günlük hareketlerini, örneğin
içerde olanları, dışarıda olanları, işe gelmemesini, geç kalmasını,
fazla mesaisini, öğle tatillerini yada diğer teknik ayrıntıları
izleyebilir. Puantaj işlemlerinde kişinin aylık toplam normal yada
fazla mesaisi de istenilen uygun formatta hazırlanarak, bordro yazılımına
giriş olarak verilebilir. İstenilen her program formatına göre
transfer dosyası hazırlanarak tek tek el ile puantaj girme işlemindende
kurtulunmuş olur.
Personel Analiz Sistemi , personel tanımlama için TOM , BARCOD ,
PROXIMTY yada MANYETİK kart kullanabilen görüntülü kayıt özelliğine
sahip yüksek güvenlikli bir sistemdir. Görüntülü kayıt sayesinde
hiç kimse başka birinin kartını basamaz bütün kart basma işlemleri
ve o anki görüntüleri kamera vasıtası ile kaydedilir ve geçmişe dönük
kontroller yapılabilir.
Geçiş işlemleri merkezdeki bir bilgisayardan görüntülü olarak on-line
izlenebilir. Kartını basan kişinin kayıtlı resmi ve kamera görüntüsü
ile aynı anda ekranda görüntülenerek kontrol imkanı sunmaktadır.
Yada bu görüntüler kaydedilerek arşivleme yapılabilir.
Terminaller
Sisteme sekiz adet terminal bağlamak mümkündür her bir terminalin
verileri kendi içinde saklanır bu veriler seri haberleşme (RS485)
yolu ile bir bilgisayara aktarılır. Terminallerin bilgi saklama
kapasiteleri 4000 kayıttır. Her personel kapı geçişleri sırasında
kartlarını okuyucuya dokundurarak lcd displayde “KAYIT YAPILDI”
uyarısı ile birlikte kart numarasını görür ve Terminalden kaydın
yapıldığını gösteren bir uyarı sesi çıkar. Terminalin hafızası
tamamen dolu ise kayıt gerçekleşmez ve ekranda “HAFIZA DOLU” yazısı
çıkar ve uyarı tonu arka arkaya üç defa duyulur. Terminal ile
bilgisayar arasında bilgi aktarımı yapılıyor ise terminalin LCD
ekranında “İŞLEM YAPILIYOR BEKLEYİNİZ” uyarı yazısı görünür
ve bilgi aktarımı sona erene kadar bu yazı ekranda kalır ve kayıt
yapmaz.
Bilgisayar programı yardımı ile geçiş yapan belli bir personele
kartını okuttuğu anda uyarı sesi ile okuyacağı özel mesaj göndermek
mümkündür. Terminaller istenirse elektronik yada mekanik turnikelere
giriş uçları ve röle çıkışları sayesinde rahatlıkla bağlanabilir.
Bilgisayar Program Modülleri
Personel bilgileri
Program, ayrıntılı
personel bilgi girişi yapabildiği için ( Nüfus bilgileri, notlar, özel
bilgiler, kurum bilgileri ) bu girilen personel bilgileri ile ilgili sınırsız
sayıda kullanıcı tanımlı rapor türü hazırlayabilme ve bunları
kaydederek tekrar kullanma imkanı sunar. Hazırlanan raporda bulunacak
alanları seçebilme, raporda kullanılacak yazı tipi ve rengini
alanlara göre seçebilme yeteneği vardır.
Örnek : Personelin Bölümlere göre sıralı adres ve telefon listesi
, personelin sicil sırasına göre kan grubu listesi , personelin
medeni haline göre çocuk sayısı listesi , personelin ssk numarasına
göre bölüüm sıralı listesi gibi pek çok rapor şekli kullanıcı
tarafından tanımlanarak tekrar kullanılmak üzere rapor formatı
saklanır ve istenildiğinde çağrılarak kullanılır. Ayrıca
raporlarınıza personelin girilmiş olan rasimlerinide
ekleyebilirsiniz.
Personel Giriş Çıkış
İşlemleri
Personelin giriş çıkış
bilgilerini görüntülü olarak kaydedilmesi ve bu sayede personelin
birbirinin yerine kart okutmasının engellenmesi mümkündür. Personel
giriş çıkış işlemlerinin kontrol etmek için online izleme modunda
kartını dokunduran personelin vesikalık resmi ile kart basma noktasının
kamera görüntüsünü kart basıldıkça programdan izlenebilir. Bu görüntüleri
bmp formatında kaydedebilme arşiv oluşturarak, geçmişe dönük kart
okutma kayıtlarının kişi bilgisi giriş çıkış tarih saatinin görüntülü
olarak kontrol edilebilmektedir. Personelin giriş çıkış
bilgilerinin ayrıntılı olarak raporlanabilmesi mümkündür ( geç
kalanlar , gelmeyenler , fazla mesai yapanlar, izinliler , raporlular
vb). Raporda istenilen alanların seçilmesi ( normal çalışma , fazla
mesailer , hafta tatilleri gibi) özellikleri vardır.
Puantaj Ayarları
İşletmenin çalışma şekline
göre parametrelerle ayarlanabilen puantaj alma sistemi sayesinde
istenilen tarih aralığında seçilen personellerin, seçilen bölümlerin
veya tüm çalışanların puantajın oluşturulabilmesi, oluşturulan
puantajın başka programlara aktarılabilmesi mümkündür. Bölüm ve
Vardiya Ayarları:İşletmede birden fazla bölüm veya firma tanımlayabilme
ve her bölüm için ayrı vardiya saatleri giriş çıkış toleransları
ve yuvarlama değerlerini ayarlayabilirsiniz . Bu sayede çalışan
personel için gruplama veya çalışma grupları tanımlamak gerekmez
program personelin çalıştığı bölüme bakarak personelin hangi
vardiyada çalıştığını veya vardiya değişimlerini otomatik
olarak algılar. Böylece çalışma grubu içerisinde yer değiştirme
başka vardiyada çalışmaların işlenmemesinden doğabilecek hatalar
otomatik olarak engellenir.
Otomatik Hata Düzeltme
Bu modül sayesinde giriş
veya çıkışta eksik kart okutmalar , ve benzeri hatalar bulunarak
kullanıcı kontrollü düzeltilir . Elle yapılan düzeltme işlemleri
aylık log dosyalarında saklanarak düzeltmeyi yapan kişi ve düzeltmenin
yapılma sebebiyle ilgili geçmişe yönelik ayrıntılı bilgi elde
edilmesi sağlanır . Düzeltmeyi yapan kişinin şifresi ve bu değişiklğin
nedeni yazılmadan değişiklik işlemini yapmaz.
Kullanıcı Tanımları
Programın tüm modülleri
tek , tek veya hepsi birden kullanıcı şifre ve tanımlarıyla kapatılarak
yetkisiz kişilerin giriş çıkış ve puantaj bilgilerine ulaşması
engellenebilir. Gelişmiş kullanıcı tanımları sayesinde birden
fazla kullanıcıya yetkiler verilebilir.
Geçiş Noktalarının
Bağlantıları :
Çok sayıda geçiş noktası
( turnikeleri ) telefon hattı ve modem aracılığı ile merkeze bağlanabilir
yakın mesafeler RS485 veya RS232 haberleşme portları aracılığı
ile merkeze bağlanır.
Geçiş Turnikeleri
Geçiş turnikeleri krom
nikel malzemeden yapılmış ve geçiş kontrol bilgisayarları tarafından
kontrol edilirler geçiş yapacak personel tanıtım kartını cihaza
dokundurduğu anda kart bilgisi geçiş saat ve tarihi ile birlikte kişinin
kamera görüntüsü kontrol bilgisayarınca kaydedilip modem aracılığı
ile ana bilgisayara aktarılabileceği gibi geçiş kontrol cihazının
hafızasında saklanabilir.
Geçiş kontrol noktalarında istenilen personele geçiş anında mesaj
ve bilgi aktarımı için kontrol bilgisayarının LCD ekranı ve sesli
uyarı yapılabilir. ( 5005 kart numaralı personelin personel işlerine
uğraması için ses uyarılı mesaj bırakma gibi)
Her kart okutmada turnike bir personelin geçişi için açılır ve geçişten
sonra kapanır. Kart gösterilip geçiş yapılmaz ise bu bilgiyi saklar
ve ana bilgisayara hata bilgisi olarak iletir.
Personel Tanımlama
Kartları
Touch Memory(TOM,
Dokunmatik Hafıza) Kartlar
Yapı itibarı ile Akıllı kartlarla aynı soydan gelen TOMlar, sadece
ambalaj tipinde farklılık gösterirler. Yine bir bellek ve mikroişlemciden
oluşan düğmelerde tüm devre, paslanmaz çelik bir mahfaza içine
yerleştirilmiştir. DALLAS firması tarafından üretilen TOM'larda (Touch
Memory) iki parçadan oluşan "MicroCan" mahfaza 16 mm. çaplı
silindir şeklinde olup, parçaların arası yalıtılmıştır. İçerideki
elektronik devreden çıkan bir toprak ve bir canlı uç, bu parçalara
bağlanırlar. Devreyle okuyucu arasındaki haberleşme, bu çift yönlü
veri hattı ile gerçekleştirilir. TOM, düğme biçimli yapısı ile
ergonomik ve kolay kullanımlı; paslanmaz çelik gövdesiyle sağlam ve
uzun ömürlüdür. 500 G düzeyindeki mekanik şoklara dayanabilir, 1.5
m.'den beton üzerine düşebilir. -40ºC ila +85ºC sıcaklıklar arasında
ve sınırsız sayıda kullanılabilir. Sadece iki hat ile haberleşmesi
ve bağlantı yüzeylerinin genişliği, bilgi alış-verişinin güvenilir
olmasını sağlar. Amerikan Askeri Kuvvetleri kontak bellek elemanlarını
uçaklar için bakım onarım yönetim programının arçası olarak
kullanmaktadır. Güvenlik şirketleri ve teslimat firmaları kendi
rotalarını yönetmek için kontak belleği kullanmaktadır. Yaklaşım
ile temassız kullanılamaması, kart üzerine monte edildiğinde kalınlık
oluşturması ve birim maliyetinin yüksekliği dünya çapında yaygınlaşmasını
engellemiştir.
Yaklaşımlı (Proximity)
Kartlar
Yaklaşımlı kartlardaki bilgi saklama teknolojisi, akıllı kartlarınki
ile aynıdır. Ancak burada okuyucu ile iletişim, bağlantı uçları
yerine radyo (RF) sinyalleri ile gerçekleştirilir. Gerek kart ve
gerekse okuyucu ünite üzerinde birer anten bulunur. Böylece kartın
okuyucu yuvasına sokulması gerekmez. Kart, okuyucuya belli bir mesafe
yaklaştırıldığında kart üzerindeki bilgiler, okuyucu tarafından
algılanır. Bu mesafe uygulama tipine göre 5 cm. ila 30 m. arasında
olabilir. Aktif kartlarda, uzun ömürlü bir pil yardımıyla beslenen
küçük (µW seviyesinde) bir verici, önceden kodlanmış olan bilgiyi
sürekli gönderir. Pasif kartlar ise, vericinin yaydığı sinyaldeki
enerjiyi kullanır. Kart üzerindeki bellek 16 bayttan 1MB'a kadar
boyutta olabilir. Yaklaşım tipi sistemlerde kartın bir yuvaya sokulup
çıkarılmadan, hatta cepten bile çıkarılmadan kullanılabilmesi,
kullanıcıya büyük rahatlık sunmaktadır. Toplu geçişlerin olduğu
otobüs ve turnikelerde ise zaman kaybını önleyerek yığılmaların
önüne geçen bu sistem, ayrıca mekanik hiç bir parçasının
bulunmaması nedeniyle çok uzun ömürlüdür. Manyetik alan, ışık,
toz, kir gibi etkenlere daha dayanıklıdırlar. Ancak metal cisimlerin
varlığı, ya da radyo-TV yayınları, cep telefonları sistemi
etkileyebilir.
Çizgi Kodlu (Barcode)
Kartlar
Barkod teknolojisi, bugün herhangi bir kişi veya eşyaya ait bilgileri
otomatik olarak toplamada halen en yaygın olarak kullanılan metottur.
Sınırsız kullanım alanları içerisinde parça hareketlerinin
izlenmesi, stok-kontrol, personel devam kontrol, giriş-çıkış
takibi, kalite kontrol, sıraya dizme, proses kontrolü, sipariş
girilmesi, doküman izleme, kontrollü erişim, depolama ve nakliyat sayılabilir.
Sağlık alanında ise ilaç takibinden hasta faturalandırılmasına
kadar pek çok uygulaması mevcuttur. Barkod kendince bir sistem
olmamakla birlikte daha çok sofistike yönetim sistemlerini desteklemek
için doğru ve zamanında bilgi sağlayan son derece etkin bir tanımlama
aracıdır. Barkod kullanımı genellikle doğruluğu ve verimliliği
arttırır, maliyetten tasarrufu sağlar ve iş faaliyetlerini geliştirir.
Barkodlar sayıları,harfleri ya da noktalama sembollerini gösteren değişen
genişlikte açık ve koyu renkteki birimlerlerden (tipik çubuklar) oluşan
bir şablondur. Çubukların ve aralıkların gösterdiği datayı tanımlayan
şifreleme şeması semboloji olarak adlandırılır.
Manyetik Bantlı Kartlar
Manyetik bant teknolojisi aslında küçük farklarla beraber audio tape
(ses bandı) ve videotape (video bandı) benzeri bir teknoloji kullanır.
Dijital data ses ya da görüntü yerine manyetik bir şerit üzerine şifrelenmektedir.
Data uçtan uca bir dizi küçük mıknatıslar yerleştirmeye benzer şekilde
manyetik malzemenin küçük bölümlerinin polaritesini değiştirerek
kaydedilir. Tüm bu minyatür mıknatısların zıt polariteye sahip
oldukları yerde (örneğin S-N ve N-S), okuma ekipmanı manyetik
alandaki tersine dönmeyi tesbit eder ve bu da ters akım olarak algılanır.
Bir şifte çözücü ters akımları okur ve bilgisayar işlemi için
bunları tekrar harf ve sayılara çevirir.
Manyetik şerit teknolojisi küçük bir alanda orta miktarda dataların
depolanmasını sağlamaktadır. Tekli bir manyetik şeritte kaydedilen
pek çok data olabilir. Bazı diğer data depolama tiplerinden farklı
olarak bir manyetik şerit kartının üzerindeki bilgi yeniden yazılabilir
ve güncellenebilir. Data güvenliğini arttırmak için olan yüksek
oranda emniyetli manyetik şeritler ve metodlar pek çok satıcıda
mevcuttur. Tüm bu sistemler günümüzdeki uyulamaların bir kısmının
gerektirdiği data güvenliğini sağlayabilmektedirler.
PERSONEL ANALİZ SİSTEMİ
Standart Özellikleri
* Kullanılan vardiya düzenleri otomatik olarak algılar.
* Döner vardiya sistemleri tanımlamaya gerek yoktur, vardiya değişikliklerini
otomatik algılar.
* Normal ve fazla çalışmalarla, ücretli ve ücretsiz izinler takip
edilir .
* Çalışanların puantajları gün ve ay bazında farklı gruplandırmalarla
izlenir .
* Esnek raporlama kullanılarak istenilen raporlar kolayca düzenlenir .
* Kullanıcı tanımlı sınırsız sayıda rapor yaratılabilir.
* Toplanan bilgiler herhangi başka bir programa aktarılabilir
* Online veya offline çalışabilir.
* İşbaşı-iş bitimini belirtmek için fabrika zili kontrol
edilebilir.
* Giriş / Çıkış bilgilerinin gün bazında değerlendirilmesi
sayesinde, günlük puantajı etkileyecek hareket hataları sonraki günlere
yansımaz.
* Yapılan fazla mesai sürelerinin tamamını onaylama, bir kısmını
onaylama ve onaylamama olanağı vardır.
* Gelmeyenler, içerdekiler, fazla çalışanlar ve eksik kart basanlar,
günlük puantaj hesaplatılmadan listelenebilir.
* Birden fazla şirketin devam kontrolü, aynı bilgisayarda
izlenebilir.
* Gün bazında tanımlanabilen otomatik yedekleme yapılabilir.
* Gelişmiş yedekleme sistemine sahiptir.
* Gelişmiş kullanıcı ve yetki tanımlaması yapılabilir.
* Windows standartında yardım pencerelerine sahiptir
* Giriş çıkış yapan işçiye LCD displeyden kişiye özel mesajlar
verilebilir.
Opsiyonel Özellikler
* Yaz ve kış saati uygulaması otomatik olarak uygulama.
* Giriş/Çıkış bilgilerinin elektrik kesintilerinden etkilenmesi söz
konusu değildir.
* Akü modülü takıldığında elektrik kesintisi durumunda da PERSONEL DEVAM KONTROL SİSTEMİ
cihazından giriş çıkış yapılabilir.
* Geçiş Kontrol Sistemi amaçlı olarak turnike veya kapıya kumanda
edilebilir,
Teknik Özellikler
* Okuyucu Girişi : TOM, BARCOD, PROXIMITY yada MANYETİK okuyucu
* Personel Kapasitesi : Sınırsız
* İşlem Kapasitesi : Sınırsız
* Erişim : Her zaman
* Zaman Tutma : Battery-Backed Real-Time-Clock
* Bilgi Saklama Süresi : 200 yıl
* Görsel Arabirim : 2x16 karakter backlight LCD ekran
* Ekran Aydınlatma : Kart okutma sırasında yanar 5 saniye sonra söner
* Haberleşmesi Mesafesi : Sınırsız
* Hata Bulma Sistemi: : Compare 16-bit CRC
* Adresleme Kapasitesi : Azami 32
* Çalışma Gerilimi : 150 – 240V AC
* Çalışma Ortam Sıcaklığı : -20°C ~ 50°C
Bilgisayar Programı
P.A.S programı personelinizin detaylı bilgilerini , giriş çıkış
hareketlerini,izinlerini ,puantaj bilgilerini izleyebileceğiniz kullanıcı
tarafından düzenlenebilen raporlama özelliğine sahip bir programdır.
Programda Ana Konular
Personel İşlemleri :Personel bilgilerinin (Personel dosyalarının ) düzenlendiği
bölüm.
İzin işlemleri :Personelinizin izin, rapor, seyahat(görev)
bilgilerini düzenleme bölümü
Terminal İşlemleri :Terminallerden bilgi alma ve aktarma yapılan bölüm
Hata Düzeltme :Personelin giriş çıkışları sırasında hatalı
okutmaların düzenlenmesi
Personel Bilgi Raporları :Personel bilgilerini raporlama (Ad, Soyad ,
sicil no .. vb)
Günlük Puantaj Hesaplama :Gün Sonunda personelin günlük puantajlarının
hesaplanması
Çalışma Raporları :Personelin giriş çıkış , geç kalma , devamsızlık
vb raporları oluşturma
Puantaj Raporları :Personelin puantaj raporlarını oluşturma
Puantaj düzenleme :Ham puantaj bilgilerini izleme bölümü
Ayarlar :Firma , bölüm ve puantaj ayarları ve tanımlamalarının yapıldığı
bölüm
Yardım :Sistemin kullanımı ile ve programla ilgili yardım bölümü
Personel İşlemleri
Firmada çalışan personellerin firma, kişisel ve nufus bilgilerinin
kaydedildiği bölüm. Çalışan personelin öncelikli olarak kart
numaralarını , ismini , sicil numarasını , firma ve bölüm
bilgilerini tanımlamanız gereklidir. Bu alanlar çalışan personelin
kart bilgilerinin terminalden okunup puantajı hesaplanması sırasında
kullanılmaktadır diğer bilgi giriş alanları istatistiki amaçla
kullanılmaktadır.
Not: Personel kaydınızın tutulduğu bir program dosyası varsa o
program dosyasındaki bilgiler personel programınıza aktarılabilir.
Personel Formunda İşlemler
* Yeni Personel Kaydı Oluşturma
* Personel Bilgilerinde Değişiklik Yapma
* Personel Kaydı Silme
* Personel İşten Ayrılma Düzenlemeleri
* Personel Dosyazı Yazdırma
* Personel Arama
* Personel Kayıtları Arasında Gezme
Yeni Personel Kaydı Oluşturma
Alt bardaki yeni butonuna basarak yeni personel kaydı için bilgi girişine
başlayabilirsiniz. Yeni butonuna basıldıktan sonra personel bilgi
alanları boşalır ve imleç Firma alanında görünür , ( Yeni, Değiştir,
Sil butonları pasif duruma Tamam ve Vazgeç butonları aktif duruma
gelir.)
(Not : Personel bilgilerini girmeden önce Firma ve bölüm tanımlarının
yapılmış olması gerekir )
Firma bilgi girişi vb. seçimli giriş alanlarında sağdaki aşağı
ok düğmesi ile seçilebilir alanlar aşağı doğru açılan pencerede
görünür fare ile seçmek istediğiniz alanın üzerine gelip sol düğmeyi
tıklayarak seçebilirsiniz veya istediğiniz seçimin adını yazarak
seçebilirsiniz. Fakat klavyeden girişleriniz ile daha önce tanımladığınız
bilgilerin tamamen aynı olması gerekmektedir. Pks kod alanı vb düz
metin alanlarına bilgiyi klavyeden girebilirsiniz. Alanlara bilgileri
girdikçe Enter veya Tab tuşu ile bir sonraki alana geçilir.
Bilgi giriş alanları sayfa sayfa tasarlanmıştır bir sayfanın en
sonundaki alana giriş yaptıktan sonra Enter veya Tab tuşu na basıldığında
, bir sonraki sayfanın ilk alanına geçiş otomatik olarak gerçekleşir.
Sayfalar arasında dolaşabilmek için (Firma Bilgileri , Kişisel
bilgiler ...) fare ile sayfa başlık bilgisinin üzerine gelip sol fare
düğmesini tıklamalısınız.
Personel resimlerinin seçimi için “RESİM SEÇ” butonuna basıldığında
resim seçebilmeniz için bir dosya iletişim menüsü görünür bu menüden
seçmek istediğiniz resmi belirleyip tamam butonuna bastığınızda seçilen
resim personel bilgilerine eklenir ve form üzerinde gösterilir.
Personel bilgi girişlerini tamamladıktan sonra Tamam butonu ile
bilgilerin kaydedilmesi gerekir veya kaydetmekten vazgeçerseniz Vazgeç
butonuna basarak giriş işlemlerini iptal edebilirsiniz.
Personel Bilgilerinde Değişiklik
Yapma
Bilgilerinde değişiklik yapılacak personelin kaydı navigatör
butonları veya arama menüsünden seçerek Değiştir butonuna basınız.
Değiştir butonuna basıldıktan sonra imleç firma alanında görünür
, ( Yeni, Değiştir, Sil butonları pasif duruma tamam ve vazgeç
butonları aktif duruma gelir.)
Değişiklik yapmak istediğiniz bilgi alanına enter,tab tuşu ile
ilerleyerek veya fare imlecini bu alan üzerine getirip sol düğmeyi tıklayarak
ulaşabilirsiniz gerekli alanları düzelttikten sonra kaydet butonuna
basarak yapılan değişiklikleri kaydetmeniz gerekir.Yapılan düzenlemeleri
kaydetmeden çıkmak için vazgeç butonuna basarak değişiklikleri
kaydetmeden kaydın eski haline dönmesini sağlayabilirsiniz.
Personel Kaydı Silme
Kayıtlı bir personelin kaydını silmek için alt bardaki sil butonuna
basınız. Butona basıldığında kaydın yanlışlıkla silinmemesi için
uyarı mesajı görünür . Uyarı mesajı onaylanırsa ekranda görünen
personel kaydı tamamen silinir.
Not : Kaydı silinen personelin bilgileri geri alınamaz şekilde
silineceği için silme işleminden önce seçili olan personelin kaydının
silinecek kişiye ait olduğundan emin olmalısınız.
Personel İşten Ayrılma
Düzenlemeleri
İşten ayrılan personelin kayıtlarının düzenlemesi için Değiştir
butonuna basınız ve işten ayrılma tarihini ayrılma tarihi bölümüne
yazıp tamam butonuna basarak kaydetmeniz gerekir.
Bu tarih alanına tarih bilgisi girdiğiniz zaman çalışma raporları
ve puantaj raporlarında personelin bu tarihe kadar olan hareket ve
puantajları görünür ,işten ayrılma tarihinde ise raporlarda
personelin işten ayrıldığı mesajı görünür.
Not: : İşten ayrılan personele ait personel kartını yeni giriş
yapan bir personele verip kullanmaya devam etmek istiyorsanız personel
menüsünden sizil değiştirme menüsünü açarak bu personelin çalışma
bilgilerini başka bir personel numarasına aktarmanız ve personel kartının
boşa çıkmasını sağlamalısınız.
Örneğin 1100 numaralı pesonel kartı işten ayrılan personele ait ve
işletmenizde kart numaraları 1000 den başlıyor ise ayrılan
personellerinize 1100 yerine sicil aktarma işlemlerinde 5100 numarasını
vererek hem bu personelin çalışma,puantaj ve izin kayıtlarını
korumuş olursunuz hemde 1100 numaralı personel kartını yeni giriş
yapan bir personele verdiğinizde eski personelin çalışma bilgileri
yeni personelin bilgileri ile çakışmamış olur.
Personel Bilgilerinin
Yazdırılması
Kayıtlı personel bilgileri firma bölüm veya tek tek personel seçilebilir.
Seçilen personellerin bilgilerinin istenilen alanlarının raporda gösterilmesi
için Firma,Kişisel,Nufus ve Özel bilgi alanlarında seçim kutucukları
işaretlenerek raporda görünür hale getirilir.
Personele Yeni Sayfa Aç seçeneği ile her personel bilgisinin yeni bir
sayfa ile başlaması sağlanır.Raporla butonuna bastığınızda oluşan
raporun yazdırılmadan bir ön izlemesi gösterilir. Ön izleme
penceresindeki yazıcı simgeli buton tıklandığında rapor yazıcıya
aktarılır.
Personel Arama Menüsü
Kaydı aranacak personelin belirli bir bilgisine göre arama yapılabilir
arama menüsünün alt kısmında İşaretli olan seçeneğe göre Arama
bilgisi bölümüne yazılan bilgiyi içeren ilk personel kaydını
bulur.Tamam butonuna basıldığında arama menüsü kapanır.
Not : Fare imleci Arama menüsü üzerinde iken sol düğme basılı
tutularak arama menüsü fare ile taşınıp altında kalan alanlar görülebilir.
Navigatör Butonları
Kayıtlar Arasında dolaşmaya yarayan kontrol düğmeleridir sol baştan
itibaren sırası ile ilk kayda gitme , bir önceki kayda gitme, bir
sonraki kayda gitme ve sonkayda gitme işlemlerini gerçekleştirir.
İzin İşlemleri
İzin İşlemleri Personelin izin görev ve seyehat gibi hareketlerinin
işlendiği bölümdür.
Yeni İzin Kaydı Girme
İzin kaydı girmek istediğiniz personeli isim listesinden seçerek
yeni butonuna tıklayınız..İmleç izin türü alanında yanıp sönmeye
başlayacak ve izin bilgileri giriş alanları aktif hale gelecektir. Sırasıyla
iznin türünü,başlagıç ve bitiş aralığını girdikten sonra açıklama
bölümüne verilen izin ile ilgili bir açıklama bilgisi yazarak tamam
butonuna basınız.. Yapılan işlemden vazgeçmek ve bu kaydın oluşturulmadan
iptali için vazgeç butonuna basarak işlemi sonlandırabilirsiniz.
İzin Kayıtlarında Değişiklik
Yapma
Değişiklik yapmak istediğiniz izin kaydını alttaki izin tablosundan
seçerek değiştir butonuna basmalısınız. İzin bilgi giriş alanları
aktif hale gelecektir. Düzeltmelerinizi yapıp tamam butonuna basınız.
Yapılan işlemden vazgeçmek ve bu kaydın eski halinin korunması için
vazgeç butonuna basarak işlemi sonlandırabilirsiniz.
İzin Kaydı Silme
Silmek istediğiniz izin kaydını alttaki izin tablosundan seçerek sil
butonuna basmalısınız. Bu işlem için bir onay sorgusu ekrana
gelecektir ,kaydı silmek istediğinizden emin iseniz evet seçeneğini
seçerek kaydın silinmesini ,hayır seçeneği ile silme işleminin yapılmaması
sağlanır.
İzin Kayıtlarını İzleme
ve Filtreleme
İşlenen izin kayıtlarının belirli bir tarih aralığında kalan kısmının
, izin türlerinden herhangi biri veya tamamının ,tüm personelin veya
isim listesinde seçili olan personele ait izin kayıtlarının görüntülenmesi
izin bilgileri izleme seçeneklerindeki tarih, tür, personel seçimi bölümleri
düzenlenerek sağlanabilir. Düzenleme işlemi yapılır yapılmaz alt
taraftaki izin izleme tablosuna yansıtılır.
Terminal İşlemleri
Terminal Formu Üç Ayrı Sayfadan Oluşur
Terminal Bağlantısı (bilgi alma ve terminal bilgilerinin silindiği
ilk bölüm) ,
Giriş Çıkış İzleme (giriş çıkış bilgilerinin online izlendiği
bölüm )
Terminal Ayarları.( terminal ve bilgisayar arasındaki bağlantı
noktası ,bağlantı hızı kullanıcı mesaj bilgileri ve zil çalma
zaman ayarlarının yapıldığı bölüm)
Aktif Terminalin Seçilmesi
PAS.2001 programı birden fazla terminal ile çalışabilen bir
sistemdir eğer sisteminizde birden fazla terminal var ise her terminali
ayrı ayrı seçerek bilgilerini almalı ve terminal hafızalarını boşalmalısınız.
Aktif terminal işlem yapılacak terminalin numarasını göstermelidir.Tek
terminalli sistemlerde terminal numarası 01 dir.
Bilgi Alma
Terminaller giriş çıkışlar sırasında kart basma bilgilerini kendi
hafızalarında tutarlar.bu bilgilerin terminal den bilgisayara aktarılması
için Bilgi Al butonuna basmalısınız..Bilgi alma işlemi başladığında
sağ alt köşede bilgi alma işleminin ne kadarının gerçekleştiğini
ve kalan miktarı gösterir bir işlem çubuğu görünür bilgi alma işleminin
bitimiyle kaybolur.
Bilgi alma sırasında alınan bilgilerin onay bilgileri ekran da görünür.
Bu Bilgilerin alınması sırasında alınan her bilginin konumları ile
ilgili açıklayıcı bilgiler ve yazı renkleri kullanılır. Siyah
renkteki satırlar bilginin ilk defe alındığını ve programın veri
bankasına kaydedildiğini gösterir
Örnek 0001 1094 E.Tolga Aydın 03.04.2003 16:13 Ok
Gri renkteki yazılar kaydın daha önceden veri tabanına aktarıldığını
terminalden ikinci defa bilgisayara aktarıldığını veya bu personel
numarası ile ilgili bir personel kaydının bulunmaması durumunu gösterir.
Örnek 0001 1094 E.Tolga Aydın 03.04.2003 16:13 Ok 0002 1028 - - - -
03.04.2003 16:13 Personel Kaydı Yok
Personelin hareket bilgileri bilgisayara aktarıldıktan sonra üzerinde
düzeltme yapılmış ise düzeltme yapılan kayıt tekrar terminalden
okunduğunda bu kayıtla ilgili olarak kaydedilemez uyarısı görünür.
0001 1094 E.Tolga Aydın 03.04.2003 16:13 Kaydedilemez !!
Bu uyarı daha önceden alınan bilgilerde düzeltme yapılması ve
terminaldeki eski bilgilerin silinmeden yeniden alınması durumunda görünür.
Uyarı amaçlıdır , bilginin kaydı veri bankasına aktarılmaz bu
sayede düzeltme yapılan kayıt ile mükerrer kayıt oluşması
engellenir.
Terminal Hafızasının
Silinmesi
Terminalde bulunan bilgileri silmek için terminali “SİL” butonuna
bastığınızda bir uyarı sorgusu çıkacaktır “EVET” seçeneği
ile silme işlemini başlatabilir veya “HAYIR” seçeneği ile işlemden
vazgeçebilirsiniz. Silme işlemi başladığında sağ alt köşede
silme işleminin ne kadarının gerçekleştiğini ve kalan miktarı gösterir
bir işlem çubuğu görünür silme işleminin bitimiyle kaybolur.
(UYARI TERMİNALİN HAFIZASINI SİLMEDEN ÖNCE MUTLAKA TERMİNALDEKİ BİLGİLERİ
BİLGİSAYARA AKTARMALISINIZ VE BU İŞLEMİN SONUNDA TERMİNALİ HEMEN
SİLMELİSİNİZ !!!)
Hata Düzeltme
Bu bölümde personel giriş çıkış yaparken oluşabilecek hataları
düzeltebiliriz. Personeliniz kartını basmayı unutmuş olabilir yada
kartını kaybetmiş olabilir, yada personel işe yeni başlayacak
olabilir, işte bu gibi durumlarda sanki personel cihazdan giriş yapmış
gibi bilgisayardaki verilerin içerisine kayıt ekleyebilirsiniz yada mükerrer
kart okutmaları silebilirsiniz. Yada yapılmış olan bir hatadan dolayı
sistemin saati geri kalmış yada ileri gitmiş olabilr. Bu gibi
durumlardada bu modül sayesinde seçilen personel yada tüm personel için
tüm girişler yada çıkışlar için yada her ikisi için saatleri
istenildiği kadar ileri yada geri alabilirsiniz.
Kayıt eklemek için “Giriş Ekle” yada “Çıkış Ekle”
butonlarına basarak ekleme yapılacak tarihi ve ekleme yapılacak saati
girerek, açıklama kısmına istediğimiz açıklamayı yazıp
“Tamam” butaonuna bastığınızda kaydınız girilmiş olacaktır.
Giriş yada çıkış hareketlerinden birini düzeltmek için ilgili
butona basarak yine tarih ve saat bilgilerini ve açıklama metnini
girip “Tamam” butonu ile kayıtlardaki düzeltmeleri yapabilirsiniz.
Bu modülde ayrıca personel arasından ayıklama yapabilmek için arama
kısmı bulunmaktadır. Bu kısma personel ismini girerken alfabetik
olarak personellerin sıralandığınızı göreceksiniz.
Personel Bilgi Raporları
Personel işlemleri menüsünde girilen tüm bilgileri bu modülde
kullanabilrisiniz.Personel hakkında bilgi alabileceğiniz ve rapor
olarak kağıda dökebileceğiniz bu kısımda genel tanımlar, konu tanımları
ve konu sıralama diye üç ayrı sayfa bulunmakatadır.
Genel tanımlarda firma adı, rapor başlığı, rapor alt başlığı,
düzenleyenin ismi, taban başlığı girildiğinde raporda olması
gereken yerlere bu bilgileri yerleştirir, isterseniz sağ taraftaki menüden
istemediğiniz alanların kutucuk işaretlerini kaldırarak raporda görünmemesini
sağlayabilirsiniz. Yada görünmesini istediğiniz alanları işaretleyebilrisiniz.
“ÖN İZLEME” Butonu ile raporunuzun printerden çıkacağı şeklini
görebilirsiniz. “AÇ” Butonu daha önceden kaydedilmiş olan rapor
formatlarından her hangi birini çağırıp
kullanabilirsiniz.”KAYDET” butonu hazırladığınız rapor
formatlarını daha sonra kullanabilmek için kaydedebilrisiniz. “YENİ”
butonu ise rapor format kısmını temizler.
Konu Tanımları kısmı ise personel işlemleri kısmında girilen bütün
konu başlıkları sol tarafta bulunmaktadır. Buradan çift tıklayarak
yada seçip “EKLE” butanuna basarak sağ tarafa atıp konu başlıklarının
raporda görünmasini sağlayabilrisiniz. “ÇIKAR” butonu ile eklemiş
olduğunuz konu başlıklarını rapordan çıkartabilirsiniz. Konu Sıralama
ise rapordaki seçilmiş olan konular hangi sıraya göre sınıflandırılacaksa
o sıraya göre konuları alt alta seçmelisiniz.
Günlük Puantaj
Hesaplamaları
Günlük puantaj hesaplamasını mümkünse her gün yada iki üç günde
bir yapılmasında fayda vardır. Çünkü personelin geç kalıp kalmadığı
erken gidip gitmediği fazla mesai yapıp yapmadığı devamsızlığı
hesaplanır. Günlük puantaj hesaplamaları hergün yapılmazsa geriye
dönük personel hareketlerindeki eksiklikler yada yanlışlıklar hakkında
yorum yapmak güçleşecektir.
Günlük puantaj hesaplamada ilk önce işletmenin firma seçimi , sonra
günlük puantaj hesaplama başlangıç ve bitiş tarihleri seçilerek ,
vardiya durumuda girilir ve personel seçimi kısmında bu işlemi seçilen
personel , tüm personel yada seçilen bölümler için yapmak mümkün
. Puantaj tuşuna bastığımızda seçtiğimiz bölüm yada personel için
puantajımız karşımıza çıkacaktır.
Çalışma Raporları
Çalışma raporları kısmında sol üst köşede raporu alınacak
personel veya personellerin firma seçim işlemi yapılır. Raporun başlangıç
ve bitiş tarihleri girildikten sonra personel seçimi bölümünde
personele göre bölüme göre yada tüm personel için raporlama yapılabilir.
Fakat tüm firmalar seçili ise bölüm seçinimde hata mesajı
gelecektir. Bunun nedeni ise her firmanın ayrı isimlerde bölümleri
olabileceği içindir. Filtrelerde ise raporda görünmesini sitediğiniz
alanları seçmeniz gerekiyor. Filtrelerde seçili olan alanlar ve kapısından
geçmiş gibi algılanıyor yani, filtrelerden hiç birisi seçili değil
ise o personele yada seçilen personellere ait tüm hareketler görülür.
Gelmeyenler ve fazla mesai yapanlar işaretlenir ise sadece raporda
gelmeyenleri ve fazla mesai yapanları görebilirsiniz. Konular kısmında
ise işaretli olanlar raporda gözükür işaretli olmayanlar raporda gözükmez.
Listeli günlük rapor seçenegi her personel için ayrı başlık atılmasını
engeller. Listeli günlük rapor seçeneği işaretli değil ise her
personel için adı soyadı firma ve bölüm ismini yazarak seçili
tarihler arasındaki hareketlerini gösterir, ardından yeni bir başlık
atarak diger personelin hareketlerini gösterir. Listeli günlük rapor
seçeneği işaretli ise her personelin başına bir başlık atmaz
personelin bir günlük hareketlerinin alt alta gösterir. Personele
yeni sayfa aç seçenegi listeli günlük rapor seçili ise hiçbir
anlam ifade etmemekle birlikte listeli günlük rapor seçenegi seçili
değil ise her personel için yeni bir sayfa açmayı sağlar. Filtreler
ve konuların altındaki bölüm raporun çıkış şeklini gösterir.
Seçili olan rapor şekline göre rapor çıkışı sağlanır.
Puantaj Raporları
Puantaj raporlarında yine seçim işlemi aynı şekilde firma seçimi
başlangıç ve bitiş tarihleri, alan seçimi ve puantaj çıktı türünü
belirledikten sonra personelleri seçip puantaj alınacakların kısmına
çift tıklama ile yada “EKLE” butonu ile alıp “PUANTAJ” tuşuna
basarak puantajını alabiliriz. Raporda görünecek alanları ise sağ
taraftaki menüden seçerek işaretlememiz gerekiyor. Bu bölümde süreleri
saat olarak göster seçeneği işaretli ise süreleri saat olarak , seçili
değil ise süreleri dakika olarak göreceksiniz. Personele yeni sayfa aç
seçeneği işaretli ise punatajları her personel için ayrı sayfada
çıkartacaktır.
Puantaj çıktı türündeki Aktarım dosyası seçeneği sizin kullandığınız
muhasebe programına göre programlanacak ve el ile tektek puantaj
girmeyip bütün hareketlere göre oluşan puantajları bir dosya ile
muhasebe programınıza aktarmanızı sağlayacaktır.
Ayarlar
Ayarlar kısmında firma tanımları ve bu firmalara göre bölüm tanımlaması
ve bu firma ve bölümlere göre günlük yada haftalık çalışma
rejimlerinin tanımlanması gerekmektedir. Firma ve bölüm tanımlamasının
başındaki NO bölüm programın firma ve bölümleri tanımasını sağlayan
numaralardır ve ardışıl tanımlanmalıdır. Örneğin 1 numaralı
firma tanımlandıktan sonra tanımlanacak firmanın numarası 2 olmalıdır
boşluk verilip 4 ve ya 5 numaralı fima tanımlanır ise programınızda
bozulmalar olabilir. Aynı şekilde bölüm tanımlamaları içinde aynı
ardışıl numaralar verilmelidir.
|
